Excel’de Formüller ve Fonksiyonlar

Excel’e listelerimizdeki bilgilerin bir bölümünü alarak, bizim vereceğimiz denklemlerle veya kendi bildiği işlevlerle (kullanılmaya hazır denklemler yani fonksiyonlarla) hesap yaptırabiliriz. Formüller, bir sayfadaki verileri kullanarak işlem yapan denklemlerdir. Formülle, toplama ve çıkartma, bölme, çarpma gibi matematik işlemler yapabileceğimiz gibi sayfadaki değerlerini karşılaştırabilir veya metini birleştirebiliriz. Bir formülde, aynı sayfadaki diğer hücrelerde, aynı kitabının diğer sayfalarındaki hücrelerde veya diğer kitaplardaki sayfaların hücrelerinde kayıtlı değerleri veya metinleri kullanabiliriz. Buna Excel’in dilinde hücre veya hücre grubuna başvurma denilir. Örneğin B8 hücresine “=(B4+25)/(D5+E5+F5)” yazarsanız, Excel B4 hücresinin değerine 25 ekler ve sonra sonucu D5, E5 ve F5 hücrelerindeki değerlerin toplamına böler. Kimi zaman denklemlerimizde işlevlere (fonksiyonlara) da yer veririz. Excel, ortalama almadan tutun, silindir hacmi hesaplamaya kadar, malî, matematik, geometri, trigonometri, istatistik, mühendislik, tarih-saat, veritabanı ve metin işlevine kadar, yüzlerce fonksiyon bilir ve kullanır. B8 hücresine yazdığımız formülü böyle bir matematik fonksiyonu kullanarak şöyle yazabiliriz: “=(B4+25)/TOPLA(D5:F5)” Burada kullandığımız SUM, Excel’e toplama işlevini kullanması komutunu verir.
Formüller verileri özel bir sırada hesaplar. Microsoft Excel’de bir formül her zaman eşittir işaretiyle (=) başlar. Böylece Excel’e onu izleyen karakterlerin bir formül oluşturduğu söylemiş oluruz. Her denklemde, yapılacak işlemin bir işareti (işleç) ve bu işlemde kullanılacak öğeler (işlenen) vardır. Excel’de formül çözümünde, işlem işaretlerinin bir sırası vardır; Excel formüldeki her işlecin özel sırasına göre soldan sağa doğru hesap yapar. Parantezlerle işlemlerin sırasını değiştirebiliriz. Yukarıdaki örneğimizde Excel önce B4+25’i hesaplar; çıkan sonucu D5, E5 ve F5 hücrelerindeki değerlerin toplamına böler.

İşlem sırasıBir formülde birden fazla işlem işareti varsa, Excel işlemleri, şu sırayla yapar:
İşaret Anlamı Öncelik sırası
^ Üs 1
* Çarpma 2
/ Bölme 2
+ Toplama 3
– Çıkarma 3
& İki metin dizesi artarda bağlama 4
= Eşittir 5
< Küçüktür 5
> Büyüktür 5
<= Eşit veya küçüktür 5
>= Eşit veya büyüktür 5
<> Eşit değildir 5
Bir formülde, aynı önceliğe sahip olan işaret varsa (örneğin, hem bir çarpma, hem de bir bölme içeriyorsa) Excel işlemleri soldan sağa doğru sırayla yapar. Değerlendirme sırasını değiştirmek için, formülün ilk olarak hesaplanacak olan parçasını, parantez içine alabilirsiniz.

Bir formülde sabit değerlere ve diğer hücrelere başvuru yer alabilir. Formül içeren bir hücrenin değeri diğer hücrelerdeki değerlere bağlı ise formülü içeren hücre etkilenen hücre diye adlandırılır. Bir formülün başvurduğu hücre değişikliğe uğrarsa, etkilen hücre de değişir.
Formüllerimizde hücrelere veya hücre gruplarına adresleriyle (B2, D4:D9) veya adlarıyla gönderme yapabiliriz. TOPLA(D5:F5) yerine, hücrelere veya gruplarına, ad vermeniz gerekir. Bu amaçla önce Excel’in formüllerdeki etiketleri tanımasını sağlamamız gerekir. Formüllerde etiket kullanabilmek için Araçlar menüsünde Seçenekler’i seçin ve açılan kutuda Hesaplama sekmesini tıklayın. Çalışma kitabı seçeneklerinde Formüllerde Etiketleri Kabul Et satırına işaret koyun. Tabiî, formüllerde hücre ve hücre gruplarına adlarıyla göndermede bulunabilmek için hücre ve grupları adlandırmamız gerekir,

Adlandırma
Sayfalarınızda her sütunun üstüne ve her satırın soluna, içerdikleri verileri tanımlayan adlar koyabilirsiniz. Formüllerinizde bu hücrelerdeki verilere başvurmak istediğiniz zaman, bu adları kullanabilirsiniz.
Hücre gruplarını adlandırma işlemini iki yoldan yapabilirsiniz. Birinci ve kısa yolda, adlandırmak istediğiniz grubu seçin ve formül çubuğunun solundaki ad kutusunun içini tıklayarak buraya, gruba vermek istediğiniz adı yazın. İkinci ve otomatik yolda ise tercihan veri dizininizin üstende veya solunda bir isim bulunması gerekir:
1. Adlandıracağınız hücre grubunu seçin;
2. Ekle menüsünden Ad maddesini ve açılacak altmenüde Oluştur maddesi seçin;
3. Ad Oluştur kutusunda, seçmek istediğiniz isim üstte ise üst satır; solda ise sol sütun kutusunu işaretleyin ve Tamam düğmesini tıklayın.

Buradaki örnekte Excel’in seçtiğimiz veri grubunun üstündeki metni isim olarak algıladığını görüyoruz. Ad oluşturma işini Tanımla maddesini seçerek de yapabiliriz. Bu durumda hücre aralıklarına vereceğimiz adları kendimiz yazmak zorundayız. Excel, veri gruplarının adlarının mutlaka harf veya altçizgi (_) ile başlamasını ister; adlar 15 karakterden uzun olamaz. Adların anlamlı olması, daha sonraki seçme işlemleri sırasında kullanıcılara kolaylık sağlar. Bir Excel kitabındaki bütün sayfalarda mevcut veri gruplarınızı da sayfa adını vererek, adlandırmanız mümkündür. Tanımla maddesiyle açılacak Ad Tanımla kutusunda veri grubu adını verirken Başvuru Yeri olarak, örneğin “Sayfa2!$D$2:$D$10” yazarsanız, Excel bu addaki veriyi, kitabın ikinci sayfasında D2 ile D10 sütunları arasında arar. Buna Göreli Başvuru yöntemi denir.

Excel’de formüllerde mutlak hücre veya hücre grubu adresi vermek yerine ad kullanmak tercih edilmelidir. Sayfalarınızda listelerinize yapacağınız ilaveler, bu suretle otomatik olarak hesaplamalara dahil edilir ve hesap sonuçları güncellenir.

Bir formül yazalım
Yeni bir büro kurmaya çalıştığımı ve bu amaçla bazı büro malzemeleri aldığımızı varsayalım. Şuna benzer bir masraf tablomuz olsun:

Malzeme Birim Fiyatı Adet Tutarı
Kağıt 150.000 TL 450
Kalem 169.000 TL 299
Dosya 238.000 TL 150
Mürekkep 55.000 TL 5
Zımba Teli 78.000 TL 5
Delgeç 87.000 TL 2
Dolap 350.000 TL 2
Masa 250.000 TL 1
Sandalye 190.000 TL 8

Bu tabloda, kağıt giderimizi hesaplamamız için 150.000 ile 450 rakamını çarpmamız gerekir. Diyelim ki, kağıdın tutarı hücresinin denk geldiği D2 hücresine, şu formülü girmemiz gerekir:
=150000*450
Excel, sonucu 67500000 olarak verecektir. aynı işlemi sırasıyla D2, D4, D5..D10 hücrelerinde de yapabiliriz. Fakat bu, Excel kullanmamızın anlamını da ortadan kaldırır. Oysa Excel’de her türlü hesap işlemini daha becerikli formüllerle otomatik hale getirebiliriz. Bunun birinci yolu, bizi uzun rakamlar yazmaktan (ve dolayısıyla hata yapmaktan) kurtaran, formüllere hücre adreslerini girmektir. Kağıt tutarını hesaplatmak için (kağıt birim fiyatının B2, kağıt miktarının da C2 hücrelerinde olduğunu ve B2 hücresinin para birimi olarak biçimlendiğini varsayarak) D2 hücresine şu formülü girebiliriz:
=B2*C2
Excel sonucu 67.600.00 TL olarak verecektir. Burada iki formülün sonuçları arasındaki fark, B2 hücresini para birimi olarak biçimlendirmiş olmamızdan gelmektedir. Daha sonraki bölümde çalışma sayfalarımızı ve verilerimizi biçimlendirme yöntemlerinden söz edeceğiz.
Diğer birimler için de sırasıyla D3, D4, D5..D10 hücrelerine benzeri formüller girebilir, örneğin D6’ya, “=B6*C6” formülünü yazabiliriz. Fakat bu da hesap işini gerektiği gibi otomatik hale getirmek sayılmaz. İki ya da üç satırlık bir tablo için bu belki zor olmayabilir; ancak satır sayısı binleri buluyorsa, hesap yapılacak her hücreye, kısa da olsa, elle formül girmek zahmetli olabilir. Oysa Excel, diğer hücrelere, D2’deki formülü kopya çekebilir ve bunu yaparken, her formülde B ve C hücrelerinin satır numaralarını değiştirebilir.
Bunu yapmak için, içine “=B2*C2” yazdığımız D2 hücresini seçeriz; Doldur Tutamağı denen noktayı Mouse işaretçisiyle tutarak, D10’u içine alacak şekilde aşağı çekeriz:

Excel, tablomuzdaki bütün tutarları hesaplayacaktır. Bu yaptığımız işe formül çoğaltma veya formül uyarlama (replication) denir. Formül çoğaltma Düzen menüsünden Doldur maddesini ve açılan altmenüden yapmak istediğiniz doldurma işleminin yönünü, (aşağı, yukarı, sağ, sol) seçerek de yapabilirsiniz. Seçtiğiniz bir hücresi, yukarıdaki hücrenin içeriği veya kendisine uyarlanmış formülüyle doldurmak isterseniz, klavyede Ctrl+D, soldaki hücrenin içeriği veya uyarlanmış formülüyle doldurmak için Ctrl+R tuşlarına basabilirsiniz.
Birim Fiyatı grubundaki verilerle, Miktar grubundaki verileri değiştirdiğiniz taktirde Tutar grubundaki sonuçların kendiliğinden güncellendiğini göreceksiniz. Araya yeni bir satır eklediğiniz, mesela büronuza bir de halı aldığınız taktirde, tablonuz bir satır uzayarak, araya eklediğiniz satırın D hücresindeki tutar da otomatik olarak hesaplanacaktır.
Formüller de tıpkı diğer veriler gibi değiştirilebilir, silinebilir, yeniden yazılabilir.

Fonksiyonlarİşlev (fonksiyon),
Excel’in kullanılmaya hazır formülleridir. Bu denklemleri, kendi formüllerimizde kullanabiliriz. Excel’in işlevleri, kullanıldıkları alanlara göre şu gruplara ayrılır: Arama ve Başvuru, Bilgi, DDE ve Dış, Finansal, İstatistiksel, Mantıksal, Matematik ve Trigonometri, Metin, Mühendislik, Tarih ve Saat, Veritabanı ve Liste Yönetimi. Bu gruplarda yer alan 333 fonksiyonun adlarını ve yaptıkları işi bu kitapçığın ek bölümünde bulabilirsiniz. Grup adlarından da anlaşıldığı üzere bu işlevler Excel’in sadece tablo ve tablolardaki sayıların toplanıp çıkartılmasıyla sınırlı olmadığını gösteriyor. Ancak Excel’i bilimsel ve malî işlerde kullananların işine yaramakla birlikte, bunlar Excel’in günlük işlerinde kullananların her an başvuracağı işlevler de değildir. Bununla birlikte Excel ile çok daha ileri düzeyde başarıya ulaşmak için işlevleri kullanmak gerekir.
İşlevler, genellikle bir ya da daha çok değer alarak, ortaya bir değer çıkartırlar. Bir formülde işlev kullanma örneğini birlikte yapabiliriz. Diyelim ki yukarıdaki örnekte yaptığımız satın almalara ödediğimiz paranın ortalamasını bulmak istiyoruz. Bu hesabı, kağıt kalemle yapsaydık, D2’den D10’a kadar olan bütün rakamları toplar, aldığımız mal adetine bölerdik. Buna göre, aldığımız dokuz kalem mala toplam 157.390.000 TL ödediğimize göre, ortalama masrafımız 17.487.778 TL olurdu. Fakat listemiz böyle dokuz kalemlik değil de 10 binlerce satır içeriyorsa, bu hesabı ancak bir formülle ve formülün içine bir fonksiyon koyarak yapabiliriz.
Yukarıda örneğini gördüğünüz sayfada 11’nci satıra Toplam masrafımızı yazdırdığımızı düşünürsek, 12’nci satırda D sütununa ortalama hesabını yaptırtabiliriz. Bunun için D12’yi seçip, formül çubuğundaki eşittir işaretini tıklayın; Excel formül çubuğunun altında formül paleti adı verilen kutuyu açacaktır. Palet açılmadan önce ad kutusunun bulunduğu yerde, bu kez içinde son kullandığınız işlevin adı yazılı olan işlev seçme kutusunu göreceksiniz. Bu kutunun sağındaki aşağı oku tıklarsanız, Excel’in sık kullanılan işlevlerden derlediği bir liste görüntülenir. Aradığınız işlev bu listede yoksa, listenin altındaki “Ek işlevler” satırını tıklayarak, Excel’e işlev seçme diyalog kutusunu açtırabilirsiniz. Aradığımız Ortalama adlı işlev bu listede bulunduğu için, işlev seçme kutusunu açmıyoruz; Ortalama kelimesini tıklıyoruz.

Excel, seçili D12’nin üzerinde yer alan ve ortalama hesabına katılabilecek bütün hücrelerin ortalama hesabına katılmasını arzu edebileceğimiz varsayımı ile D2’den D11’e kadar olan hücreleri formüle dahil ediyor. Fakat D11’i bu hesabın dışında tutmak zorundayız. Dolayısıyla, Sayı1 kutusunun sağındaki hücre grubu seçme simgesini tıklıyoruz; formül paleti, bütün tablonun görünmesine izin verecek şekilde yukarı kalkıyor. Şimdi istediğimiz hücreleri ortalama hesabına katılmak üzere seçebiliriz. Mouse işaretçisini D2’den D10’e kadar sürüklüyoruz. Bu hücrelerin çevresinde kesik çizgili hareketli çerçeve oluşuyor.

Dikkat ederseniz; Excel seçtiğimiz hücrelerin aralığını, hem formül çubuğuna, hem küçülmüş olan formül paletine, hem de formülün içine konulacağı D21’ye yazmış bulunuyor. Paletin sağındaki küçük tablo simgesini tıklayarak paleti tekrar genişletebiliriz. Bu kez Sayı1 kutusunda doğru hücrelerin adresi (D2:D10) yer aldığına göre, Tamam düğmesini tıklayabiliriz. Bu noktada formül paletinin formül icra edilmiş gibi sonucu hesapladığına ve gösterdiğine dikkat edin. Formülümüz ve seçtiğimiz fonksiyon bir sebeple sonuç vermeseydi, burada hata mesajını görebilirdik. Kimi zaman buradan formülün hatalı sonuç vereceğini anlamak ve daha fazla ilerlemeden formülü düzeltmek imkanı da olabilir.
Formül paletini kapattığım anda, D12’de aradığımız ortalama hesabının sonucu gösteriliyor. Excel’in formül paletini açmanın başka bir yolu, bir hücre seçili iken, araç çubuğunda İşlev Yapıştır simgesini tıklamaktır.

Excel’i tasarlayanlar, bu güçlü işlevlerinden en çok kullanılanı, otomatik toplam işlevini araç çubuğuna da koymuş bulunuyorlar.

Bu simge Excel’in TOPLA işlevini harekete geçirir. Excel’e otomatik toplama yaptırmak için:
1. Toplamın içine yazılacağı hücreyi seçin. Eğer bir sütunda alt alta bulunan hücreleri toplamını alacaksanız, dizinin en son rakamının altındaki hücreyi seçin.
2. Araç buçuğunda otomatik toplam simgesini tıklayın. Excel, formül çubuğuna, seçili hücreden yukarı doğru, matematik işlem yapılabilir yani içinde metin olmayan bütün hücreleri otomatik olarak seçecek ve bunları kullanan bir TOPLA işlevi formülü yazacaktır.
3. Yaptırmak istediğini otomatik toplama işlemi bu hücreleri içerecekse, yani Excel doğru seçim yapmışsa Enter’a basın. Excel’in tahmini doğru değilse, Mouse işaretçisiyle, istediğiniz hücreleri seçebilirsiniz.
Otomatik Toplam işlevini bir birine komşu olmayan hücrelerin içeriğini kullanarak yaptırmak istiyorsanız, Excel’in seçimi sürdüğü sırada, klavyede Ctrl tuşunu tutarak ve Mouse işaretçisiyle tarayarak, diğer hücre veya hücre gruplarını seçebilirsiniz. Örneğin, “=TOPLA(C2:C4;C6:C7;C9:C10)” geçerli bir otomatik toplama işlevi olur.

Hata Mesajları
Excel, formüllerde hata affetmez; buna karşılık hatanın neden kaynaklandığını da geniş bir biçimde anlatmaz. Excel’in belli başlı hata mesajları şunlardır:
##### Bulunan sonuç hücrenin gösterebileceğinden daha geniş; sütun genişliğıini arttırmalısınız. Yaptırdığınız hesap eksi sonuç veren bir tarih ve/veya saat formülü içeriyorsa yine bu hata mesajını görebilirsiniz.
#AD? Bir formülde tanımlanmamış bir grup veya hücre adı kullanıyorsunuz.
#BAŞV! Formülünüz artık varolmayan bir hücre veya hücre grubundan değer almaya çalışıyor.
#BOŞ! Birbirine dokunmayan hücreleri bir grup olarak belirtiyorsunuz; muhtemelen grup adreslerinden birinin önünde boşluk var.
#BÖL/0! Bir formülde bir sayı sıfıra bölünmek istenirse ortaya çıkar; formüllerinizin boş bir hücreden değer istememesine dikkat edin.
#DEĞER! Formülünüzde bir metni işlem maksadıyla kullanıyorsunuz veya yanlış tür değişken kullanmak istiyorsunuz. Bu hata Formül Otomatik Düzelt komutunun formülü düzeltemediği durumlarda da doğar.
#SAYI! Bir formüldeki veya fonksiyondaki bir sayı geçerli değil; ya da Excel formülde kullanacağı bir sayıyı henüz hesaplamış değil.
#YOK Bir değer, bir işlevde veya formülde herhangi bir sebeple kullanılamıyorsa ortaya çıkar. Doldurmakta olduğunuz bir tabloda bazı hücrelerde değer yoksa, yazdığınız formüllerin sizi uyarması için bu hücrelere #YOK yazın; formüller #YOK mesajı verecektir.
(Excel hata mesajlarının tam listesi ve muhtemel sebepleri için ek bölüme bakabilirsiniz)

Formüllerde Ad Kullanalım
Excel sayfalarınızda hücre gruplarını adlandırırsanız, formüllerinizde bu adları kullanabilirsiniz. Sayfalarınızda veri gruplarını adlandırmak formül yazmayı ve okumayı kolaylaştırır. Örneğin, “=TOPLA(C2: C10)” şeklindeki bir formül sayfanızı bir süre açtığınızda anlamlı gelmeyebilir. Buna karşılık “=TOPLA(Toplamlar)” formülünün size büyük toplamı vermek üzere yazıldığını ne zaman görseniz, anlamanız daha kolay olur.
Daha önce hücreleri nasıl adlandırdığımızı ele almıştık. Şimdi bu adlardan yararlanarak, yukarıdaki örneekte yazdığımız formülü yeniden yazalım. (Yukarıdaki alıştırmayı yaptıysanız, toplamların yazılı olduğu D2:D10 aralığındaki bütün hücrelerin içeriğini silmeniz gerekir.)
D2 hücresine toplamada kullanılacak veri grubuna adıyla hitap ettiğimiz (içeriğini istediğimiz veya Excel’in deyimi ile “başvurduğumuz”) bir formül yazmak için, D2’yi seçiyoruz; ve formül çubuğuna “=” işaretini yazıyoruz; veri adlarınızı aynen oluşturduğunuz veya tanımladığınız şekliyle ezbere biliyorsanız, bu noktada gerekli veri gruplarının adlarını klavyeden yazmaya devam edebilirizsiniz. Fakat Excel bunun kolay bir yolunu sağlıyor. Bu noktada menü çubuğunda Ekle menüsünden, Ad maddesini, onun açağı altmenüsden de Yapıştır maddesini seçin. Excel, açık sayfada daha önce oluşturulmuş bütün isimlerin listesini içeren Ad Yapıştır kutusunu açıyor.

Veri gruplarımıza verdiğimiz isimlerin anlamlı olmasının önemi burada çıkıyor: Birim_Fiyatı adını seçerek, Tamam’ı tıklayın. Formül çubuğuna seçtiğiniz ad yapıştırılınca. çarpı işaretini (*) koyun ve aynı yolla Adet adını yapıştırın. Klavyeden Enter tuşuna bastığınızda, formülünüz hesaplanacaktır. Şimdi, D2’nin Doldur Tutamağını seçerek, D10’a kadar olan hücrelerinize aynı formülü yazdırtabilirsiniz.

Formül Kopyalama ve Mutlak Adres Başvurusu
Excel’in yukardaki örneklerde içine formül yazdığımız bir hücredeki formülü Otomatik Doldurma yöntemiyle, başarılı şekilde diğer hücrelere de uyguladığını gördük. Şimdi Excel’e yeni bir formülle yeni bir işlem yaptıralım; ve bu formülü diğer hücrelere kopyalayalım. Bakalım o kadar başarılı olacak mı?
Yukarıdaki örneklerde geçen satın alma işlemlerinden sonra, aldığımız her bir büro malzemesinin toplam masraflarımız içindeki oranını belirlemek istersek; kağıt kalemle bir yüzde hesabı yapabiliriz. Örneğin, kağıda verdiğimiz 67.500.000 TL’nin toplam masrafımız olan 157.390.000 TL içindeki oranı, % 42.89 veya yaklaşık yüzde 43 olarak bulunabilir. Bu hesabı, yukarıdaki örnekte E2 hücresine, öğrendiğimiz formül girme tekniklerinden biriyle girelim: “=D2*100/D11” (veya D2/D11*100). Bu noktada, Excel, B2:B10 aralığındaki veriler para birimi olarak biçimlendirildiği için E2’de bulduğu değeri TL olarak gösterebilir. Bunu sonra düzeltebiliriz. Şimdi E2’nin otomatik doldurma tutamağını tutarak, E10’a kadar çekelim. Ortaya şuna benzer bir görünüm çıkmış olmalı:

Bu başarısızlığın sebebi, hücre başvurularının göreli veya mutlak olmasına ilişkin kurala uymamış olmamızda gizli. Hatırlarsanız, “Daima” diye okunan $ işaretiyle, mutlak hücre adresi yazabildiğimizden söz etmiştik. Otomatik doldurma yönteminde Excel’in bütün yaptığı, bir önceki değeri veya değişkeni alarak, bir arttırmak ve yeni hücreye yazmaktan ibarettir. E3 ve diğer hücreleri tıklar ve içlerinde yazılı olan formüllere bakarsanız, Excel’in sadece E2’deki formülü alıp, hücre başvurularının satır bölümünü birer arttırdığını göreceksiniz. Oysa biz burada genel toplam rakamının yazılı olduğu D11’in adresinin değişmesini istemiyoruz. Bu adresin bütün formüllerde mutlak kalması gerekir, ki bütün hücreler için uyarlandığında, oran hesabı doğru yapılabilsin.
Bunu sağlamak için, hücre adres sistemimizde, başvurunun mutlak adrese yapılması gerektiğini belirten “Daima” ($) işaretine başvurmamız gerekir. Şimdi, tutamağı kaybetmiş olduğumuza göre (Aralıktaki bir diğer lücreyi tıkladığımız için otomatik doldurulan E2:E10 aralığının tümü seçili değil; dolayısıyla E10’da tutamak yok!) bu hücreleri tıklayıp, klavyeden Del tuşuna basarak içlerini boşaltalım ve E2’yi yeniden tıklayalım. Formül kutusunda, biraz önce yazdığımız formülü göreceksiniz. Formül kutusunu tıklayarak içinde, D11’i mutlak hale getirelim: “=D2*100/$D$11” (veya D2/$D$11*100). Sonra, E2’nin tutamağını tutup, E10’a kadar sürüklleyelim. Sonuç şuna benzer olmalı:

Hücre içeriklerini şekillendirme işini sonra yapabiliriz. Hesabın doğru olup olmadığını, E11’e otomatik toplam işleviyle E2:E10’un toplamını yazdırabilirsiniz.
Şimdi, E3 ile E10 arasında bir hücreyi tıklarsanız, formül çubuğunda, bu satıra ait tutar rakamının başvuru adresinin değiştirildiğini, örneğin E6 için D6 olduğunu, fakat D11’in değişmeden kaldığını göreceksiniz. Bunu, D11 adresini formüle “Daima D, Daima 11” şeklinde yazdırmış olmamız sağlıyor. Kimi hesaplarda sütun adının mutlak kalmasını (örneğin $B11) veya satır sayısının mutlak kalmasını (B$11) sağlamak gerekebilir. Bazen bir sayfada aldığımız bir sonucu veya yazdığımız bir değeri, başka bir sayfada kullanmak isteyebiliriz. Diyelim ki, açık kitabın 2’nci sayfasında bir hücreye birinci sayfanın A1 hücresindeki değer ile ikinci sayfada A1’deki değeri alıp, çarpmasını sağlayan bir formül girmek istiyorsunuz. Örneğin “=Sayfa1!A1*A1” böyle bir işlemi sağlar. Ya da Excel’de iki kitap açtınız ve kitaplardan birinde, diğerininin bir sayfasında bir hücreye başvurmak istiyorsunuz. Diyelim ki Excel’de üç kitap birden açık ve Kitap1’de, bir hücrede, Kitap2’in ikinci sayfasındaki C2’nin değeri ile Kitap3’ün üçüncü sayfasındaki E8’in değerini çarpmasını gerektiren bir formül girmek istiyoruz. Bunu şöyle yapabiliriz:
=[Kitap2]Sayfa1!C2*[Kitap3]Sayfa2!E8
Buna “bağlantı başvurusu” adı verilir. aslında bağlantı başvurusu yapabilmek için Excel kitabının açık olması bile gerekmek. Sadece Excel’e kitabı sabit diskte nerede bulabileceğini ayrıntılı olarak söylemek gerekir. Örneğin:
=’c:\Belgelerim\[Kitap2]Sayfa1’!C2*’c:\Belgelerim\[Kitap3]Sayfa1’!E8
Burada dikkat edeceğiniz nokta, disk adından sayfa adına kadar olan bölümün tek tırnak işareti içine alındığıdır. Ayrıca başvuruda bulunduğunuz Excel kitabının adında boşluk varsa tek tırnak zorunluğu yine vardır. Örnek olarak biraz önce oluşturduğumuz “büro hesapları” kitabına başvuruda bulunurken, formülümüz şöyle olmalıdır:
='[büro hesabi]Sayfa1′!C2*'[büro hesabi]Sayfa1′!C8

Dış bağlantıları kesebilirsiniz
Özellikle grup çalışması yapılan ortamlarda, Excel sayfalarınıza dışarıdaki Excel dosyalarından bağlantı başvuruları koyduğunuzda, bu dosyaların silinmesi veya başkara yere aktarılması, sizin Excel sayfalarınızda hataya yol açar. Bu tür bilgileri formül yoluyla elde ettikten sonra bağlantıyı kesebilirsiniz. Bu dosyalar henüz yerinde durduğu sırada:
1. Dış bağlantısı olan hücre veya hücre aralığını seçin;
2. Klavyeden Ctrl+C’ye basarak, araç çubuğunda Koplaya simgesini tıklayarak, hücreyi veya grubu sağ-tıklayarak açılacak menüden veya Düzen menüsünden Kopyala maddesini seçerek, bu hücreleri panoya kopyalayın;
3. Düzen menüsünden Özel Yapıştır maddesini seçin;
4. Açılan Özel Yapıştır kutusunda Değerleri seçeneğinin önüne işaret koyun, Tamam’ı tıklayın.
Sayfanızın dış bağlantıları kesilmiş; dış bağlantılı formüller hesaplanarak verdikleri sonuçlar yerine yazılmış olacaktır. Bunun bir sakıncası o Kitaplar güncelleştiğinde, sizin sayfanızdaki hesaplar güncellenemeyecektir.