DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ (REENGINEERING) VE BENCHMARKING

Değişim mühendisliğinin başarıyla uygulanması için Benchmarking adı verilen yönetim tekniğinden yararlanılması büyük önem taşımaktadır. Christopher E. Bogan ve Michael J. English benchmarking konusunda yazmış oldukları kitapta “En İyi Uygulamaların” (Best Practices) tespit edilerek organizasyona uyarlanması ile önemli başarılar elde edilebileceği üzerinde durmaktadırlar.

Son yıllarda yönetim dünyasında üzerinde yoğun araştırmalar ve uygulamalar yapılan konulardan birisi Türkçe’ye “kıyaslama” olarak tercüme edilen “benchmarking” kavramıdır. Benchmarking, performansta çarpıcı gelişmeler elde edebilmek için bir organizasyonun diğer organizasyonlardaki “en iyi uygulamaları” tespit ederek kendi organizasyonuna uyarlaması olarak tanımlanmaktadır. Benchmarking kavramını “kıyaslama yaparak en iyiyi bulmak ve organizasyona uyarlamak” şeklinde de ifade edebiliriz. (Bkz: Aktan, 1998.). Önemle belirtelim ki, değişim mühendisliğinin en önemli araçlarından birisi “benchmarking”dir. Değişim yönetiminde benchmarking ile organizasyonda bir atılımın gerçekleştirilmesi hedeflenmektedir.

DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİNDE SÜREÇ

Önceki açıklamalarımızda belirttiğimiz gibi değişim mühendisliğinde “süreç” kelimesi kilit bir önemi sahiptir. Bu nedenle değişim mühendisliğinde yapılacak işlemleri ve süreci kısaca ele almakta yarar bulunmaktadır. Değişim mühendisliği alanında çok önemli çalışmaları olan Raymon L. Mangenelli ve Mark M. Klein 1994 yılında yazdıkları Değişim Mühendisliği El Kitabı (The Reengineering Handbook) içerisinde organizasyonel değişimin beş aşamada gerçekleştirilebileceğini yazmaktadırlar. Bu iki değişim mühendisliği uzmanına göre değişim mühendisliği ile ilgili olarak ön hazırlık çalışmalarının ardından organizasyonda bir süreç haritasının oluşturulması; organizasyonda bir atılımı gerçekleştirmeye imkan sağlayacak vizyonun belirlenmesi, süreçlerin teknik ve sosyal boyutlarının tüm yönleriyle analiz edilmesi ve son olarak da organizasyonda transformasyonun gerçekleştirilmesine yönelik uygulamaların yapılması gereklidir. Bu konuda ayrıntılı olarak yapılması gereken işlemler aşağıda yeralmaktadır :

1. Hazırlık (Organizasyonda değişimi gerçekleştirecek kişi ve grupların organize ve mobilize edilmesi.)
bullet

Organizasyonda niçin değişim yapılması gerektiğini anla ve ortaya koy.
bullet

Üst yönetimde organizasyonda değişim için uzlaşma oluştur.
bullet

Organizasyonda değişim projesinde görev alacak çalışma gruplarını belirle ve onların eğitimini gerçekleştir.
bullet

Organizasyonda yapılacak değişim ve transformasyon için bir plan oluştur.

2.Süreçleri Tanıma (Organizasyonda bir süreç haritası geliştirilerek süreçlerin tanınması ve müşteriye yönelik bir planın geliştirilmesi.)
bullet

Müşterileri ve ihtiyaçlarını tanı.
bullet

Organizasyondaki mevcut performans düzeyini tanımla ve ölç.
bullet

Organizasyondaki tüm işlemleri ve süreçleri tanımaya çalış.
bullet

Süreçlerde yapılması gerekli değişiklikleri tespit et.
bullet

Organizasyonda süreçler arasındaki tedarikçi ve müşteri kanallarını ve aralarındaki ilişkileri tespit et.
bullet

Organizasyonda süreçlerde yapılması gerekli işlemleri spesifik olarak belirle.
bullet

Bir başka ifadeyle organizasyonda bir süreç haritası oluştur.
bullet

Organizasyonda süreçlerde yapılacak değişiklik için ne kadar kaynak harcaması yapılacağını ve toplam maliyetleri tespit et.
bullet

Öncelikle ele alınacak süreçleri tespit et.

3. Vizyon (Organizasyonda “atılım” (breakthrough)’ı gerçekleştirecek bir süreç vizyonunun gerçekleştirilmesi.)
bullet

Organizasyondaki tüm süreçleri, aktiviteleri ve yapıyı anla.
bullet

Organizasyon içerisinde süreçler arasındaki akım ve işlemleri anla.
bullet

Organizasyonda katma değer yaratan süreçleri ve faaliyetleri tanı.
bullet

Organizasyonda benchmarking (en iyi uygulamaların adaptasyonu) yaparak performansı geliştirmeye çalış.
bullet

Süreçlerde performansı artıracak kriterleri veya faktörleri tespit et.
bullet

Organizasyonda gelişme için mevcut fırsatları ve olanakları tahmin et.
bullet

Organizasyonda ideal performans seviyesine ulaşılması için vizyon oluştur.
bullet

Vizyon ve alt vizyonları tespit ederek zaman planlaması yap.

4. Çözüm: Teknik Dizayn (Yeni sürecin teknik boyutunun oluşturulması)
bullet

Organizasyonda veri toplama konusunda model oluştur.
bullet

Süreçler arasındaki ilişkileri yeniden incele.
bullet

Organizasyonda problemlerin çözümü için gerekli enformasyona nasıl ulaşılacağını tesbit et.
bullet

Organizasyonda enformasyondan etkin bir şekilde yararlanılabilmesi için çalışmalar yap.
bullet

Süreçleri modülerize et; süreçler arasında bilgi akışını ve iletişimi kolaylaştır.
bullet

Süreçlerde teknolojiden geniş ölçüde yararlan.
bullet

Planı uygula.

5. Çözüm : Sosyal Dizayn (Yeni sürecin sosyal boyutunun oluşturulması)
bullet

Organizasyonda müşteri ihtiyaçlarına en iyi ve hızlı cevap verecek personeli belirle ve yetki devret.
bullet

Çalışanların bilgi ve becerilerini tespit et.
bullet

Çalışanların ve çalışma gruplarının görev tanımını yap.
bullet

Her iş ile ilgili olarak gerekli bilgi ve beceriyi tespit et.
bullet

Liderlik, iş yönetimi ve personel geliştirilmesi ile ilgili olarak yönetim yapısını spesifik olarak belirle.
bullet

Çalışanların organizasyonda değişim projesine daha fazla katkı sağlamaları için teşvik ve motivasyon sağla.
bullet

Organizasyonda çalışanların işe alınması ve eğitimi konularında uygulama yap.

6. Transformasyon (Süreç vizyonunun gerçekleştirilmesi; bir pilot uygulama yapılması ve ardından organizasyonda sürekli gelişmenin devam ettirilmesi.)
bullet

Organizasyonda sistem dizaynını tamamla.
bullet

Organizasyonda teknik dizaynı gerçekleştir.
bullet

Organizasyonda pilot uygulamalar içi test yap.
bullet

Organizasyonda tüm çalışanların bilgi ve becerilerini gözden geçir.
bullet

Organizasyonda enformasyon sistemini kur.
bullet

Organizasyonda süreçlerde işletme, yönetim ve kontrol ile ilgili olarak çalışanların eğitimini gözden geçir.
bullet

Organizasyonda bir alanda pilot uygulama yap.
bullet

Pilot uygulamadaki eksiklikleri tespit et ve düzelt.
bullet

Sürekli gelişmeyi sürdür.