Sivil Toplum Kuruluşlarında Gelişmeye Giden Yolda Bir Alternatif: Benchmarking

Özet:

Sivil toplum kuruluşlarının ülkemizde önemi giderek artmaktadır. Sayılarının onbinlerle ifade edilmesi ve kamuoyundaki etkisi de bunu açıkça ortaya koymaktadır. Fakat öte yandan halen gelişmesini sürdüren ve aksaklıkları, eksiklikleri olan kurumlardır. Gelişme yolunda STK’ların en çok kullandığı gönüllü yönetimi, kaynak yönetimi, tedarik zinciri vs. gibi uygulamalar işletmecilikten adapte edilmişlerdir. Bu makale de işletmelerde kullanılan ve nispeten yeni bir uygulama olan Benchmarkingi analiz etmekte ve bunun sivil toplum kuruluşlarına uygulanabilirliğini tartışmaktadır. Kısaca, kıyaslama olarak adlandırılan Benchmarking yöntemiyle STK’lar kendilerini başka kurumlarla kıyaslayarak gelişmelerini sürdürebilecektir. Makalede STK’ların gelişmeye olan ihtiyacı ortaya konduktan sonra Benchmarking kavramı tanıtılmakta ve bunun STK’lardaki uygulama adımları sıralanmaktadır.

Sivil Toplum Kuruluşlarında Gelişmeye Giden Yolda Bir Alternatif: Benchmarking

Hayallerini küçük bir kutuya koyup, “Evet, hayallerim var, tabii hayallerim var” diyen insanlar biliyorum. Sonra kutuyu bir kenara koyarlar, ara sıra alır içine bakarlar; evet, hala ordalar. Bunlar büyük hayallerdir ama asla kutudan dışarı çıkmazlar. Hayallerinizi ortaya koyup, “Ne kadar iyiyim, ya da ne kadar kötüyüm?” diyebilmek alışılmışın dışında bir cesaret ister.

Erma Bombeck

STK’ların Gelişmeye Olan İhtiyacı

Artık üçüncü sektör olarak anılan Sivil Toplum Kuruluşları Türkiye’de de gelişmeye devam ediyor. Türkiye’de sivil örgütlenmelerin sayısının 100.000 (vakıf, dernek, sendika, kooperatif, platform) civarında olduğu tahmin edilmektedir (Gönel, s:20). Haziran 1997 itibariyle Türkiye’de toplam 69.385 adet faal dernek bulunmaktadır (Gönel; s:21). Şu anki rakamlar muhtemelen bundan daha da fazladır. 2000 yılı Eylül ayı verilerine göre yalnızca İstanbul’da faal olan 7.563 dernek ve 1.380 vakıf bulunmaktadır (Sayılarla İstanbul, s.460).

Bu sivil toplum kuruluşları aile planlamasından bilişime, çevre ve ekolojiden eğitime, havacılıktan iş alanına, güzel sanatlardan yaşlılığa, insan haklarından edebiyata kadar (STK Rehberi, s:434) bir çok alanda faaliyet göstermektedirler. Aynı alanda faaliyet gösteren sivil toplum kuruluşlarının sayısı bazen 100’lerle ifade edilmektedir. Örneğin sadece İzmir sınırlarında kültür ve sanat amaçlı çalışan sivil toplum kuruluşlarından ulaşılabilenlerinin sayısı 222’yi bulmaktadır (Tosun, s:319). Öte yandan British Council tarafından 2001 yılında yapılan bir çalışmada insan hakları alanında çalışan 114 Sivil toplum kuruluşunun künyesi mevcuttur. İnternette yer alan STK veritabanlarından sadece www.stgp.org adresinden Marmara Bölgesinde bulunan STK’lardan faaliyet alanı “kadın” olan 109 kuruma ulaşılabilmektedir[1].

Aynı faaliyet alanında çalışan bir çok kurumun varlığı, alandaki çeşitliliği yansıtması bakımından olumlu bir görüntüyü yansıtır. Fakat arada bir iletişim ve koordinasyon eksikliği olduğunda, aynı işi yapanların birbirlerinin tecrübe ve bilgi birikimlerinden faydalanmaması durumunda görüntü, çeşitlilikten çok bir verimsizlik örneğine doğru kayar. Bir çalışma yapılırken benzer bir çalışmanın daha önce ya da aynı süreçte yapılıp yapılmadığını araştırmaksızın yapmaya kalkmak ortaya verimsiz ve bazen de sığ kalabilen bir çalışma örneğini çıkarır. Ya da kurum kendi bünyesinde yapmak istediği bir çalışmayı yapmadan önce; varsa bu konuda çalışma yapmış başka bir kurumun bilgi ve tecrübesinden yararlanmamışsa gene ortaya ciddi bir kayıp çıkabilmektedir.

Her toplumun sınırsız ihtiyaçlarının olduğu bilinen bir durumdur. Fakat konu Türkiye toplumu olunca ihtiyaçlar daha da sınırsızlaşmakta ve sonuç olarak sivil örgütlenmelere daha çok görev düşmektedir. Daha beş on yıl öncesinde konuşulmayan kavramların hayatımıza girdiği bu zamanda verimsizlikten ve etkinsizlikten kurtulmak; kendi gelişimlerinde başkalarının bilgi ve tecrübelerinden yararlanılmaya çalışılmak STK’lar için zorunlu bir ihtiyaç haline gelmiştir.

Çeşitli sivil toplum kuruluşlarınca yapılmaya çalışılan STK veri tabanları; STK portalları; STK araştırmaları vs. aklımıza şu soruyu getirmektedir: acaba bu çalışmalar işbirliği içerisinde yapılsaydı hem bir standarda kavuşturmak hem de daha verimli çalışmalar yapmak mümkün olmaz mıydı? Fakat şimdilik bunun yanıtını aramıyoruz.

Türkiye’de STK’ların gelişimine yönelik ciddi girişimler de var. Bunlara örnek olarak faaliyet gösterdiği alanla ilgili yayınlar yapmaya çalışan kurumlar, organizasyonel gelişimleri için profesyonel danışmanlık alan kurumlar, sürekli proje üreten ve bunları çeşitli platformlarda sunan kurumlar, şeffaflaşma hareketleri, gönüllüleriyle daha iyi iletişim kurmaya çalışanlar, yeni fon kaynakları yaratmaya çalışanlar vs. bir çok iyi girişim örneği var. Fakat bütün bunlar üçüncü sektörün bir karakteristiği olmaktan ziyade münferit girişimler olarak ortaya çıkmaktadır. Asıl olan bu münferit “gelişim” hareketlerinin daha çok özendirilmesi ve bu yolla kurumların birbirlerini sürekli gelişim yönünde tetiklemesi, dahası örnek olmasıdır. Bir alışkanlık değişimi gerektiren bu çalışmalar elbette uzun bir zaman periyodunu kapsayacaktır. Bunun sağlıklı olarak sürdürülebilmesi için planlanmış, aşamalandırılmış ve zamana yayılmış çalışmaların yapılması gerekmektedir.

Yeni Bir Uygulama Benchmarking

Gelişim sürecinde sivil toplum kuruluşlarının yararlandığı en büyük kaynak şüphesiz işletmecilik yöntem ve uygulamalarıdır. İşletme teorisyenleri ve pratisyenleri bir örgütün daha verimli ve etkili olarak (işletme özelinde nasıl daha kârlı sorusu da aranıyor) nasıl çalıştığını sürekli araştırmakta ve buna yönelik çeşitli alternatif uygulamalar geliştirmektedirler. Organizasyonel yapılanma, fonksiyonel departmanlaşma, promosyon çalışmaları, halkla ilişkiler, insan kaynakları yönetimi, finansman, tedarik zinciri vs. uygulamalar; kâr amaçlı sektör tarafından uygulanan ve kâr amaçsızlar tarafından da kullanılabilen “araç”lardır. İşletme dünyasındaki yararlı bir yöntem, bir zaman sonra sivil toplum kuruşları için de kullanılabilir bir araç olabilmektedir. Hâsılı bir STK’da fonksiyonel anlamda kâr amaçsız bir işletme olarak da kabul edilebilir.

İşte bu işletmecilik uygulamalarından son yıllarda çokça kullanılmaya başlanan ve nispeten Türkiye şartlarında yeni bir kavram/uygulama var: Benchmarking. İşletmelerin operasyonel ve stratejik anlamda başarılarını arttıran bir yöntem olan Benchmarking yöntemi STK’lar açısından da kullanılabilir bir yöntemdir. Hatta bu yöntemin STK’lar tarafından işletmelere nazaran daha kolay kullanılabileceğini iddia etmekte ve Benchmarking’in STK’larda nasıl uygulanabileceğini incelemektedir.

Makale yazılmazdan önce yapılan literatür taramasında özellikle Türkçe literatürde Benchmarking’in STK’larda uygulanışına dair bir yazıya rastlanmamıştır. Batı literatüründe ise konu daha çok orta ve büyük ölçekli STK’lar baz alınarak işlenmiştir. Dolayısıyla makale, Türkiye’de STK’larda Benchmarking uygulamasını anlatan ilk yazı özelliğini taşımaktadır. İlk olmanın bir dezavantajı olarak vurgulanması gereken nokta anlatılacak konunun henüz pratik olarak ete kemiğe bürünmemiş olması ve özellikle uygulama adımlarının STK’lar için bir öneriden öte geçemeyeceğidir. Yazar, konunun bu handikapını belirtmeyi kişisel sorumluluk addetmektedir.

Benchmarking Kavramı ve Benchmarking Uygulaması

Benchmarking kavramı Türkçe literatüre “kıyaslama” olarak girmiş. İçerik olarak da bir kurumun sadece kendisini, kendisinden daha iyi bir kurumla kıyaslaması değil aynı zamanda kıyaslanan tarafın iyi uygulamalarını kendi bünyesine adapte etmesini de içermektedir. Benchmarking tanımı kabaca: Bir kuruluşun iyileşme amacıyla en iyi veya daha iyi uygulamalara sahip olan diğer kuruluşların ürünlerini, hizmetlerini ve süreçlerini değerlendirmede kullanabileceği sürekli ve sistematik bir süreçtir (Watson’dan aktaran Koç, s:20). Benchmarking, sürekli gelişmeyi hedef alan, ölçümlere dayalı, sistematik bir kıyaslama ve uyarlama metodudur (Özölmez, s:5).

Benchmarking performans gelişimi için, en iyi uygulamalardan ve onların başarılmış süreçlerinden öğrenme yoluyla yararlanılan pratik bir araçtır[2]. Benchmarking kavramının işletme literatüründe kullanılmaya başlaması bir Amerikan şirketi olan Xerox’un 1970’lerde hızlı bir şekilde pazar payını kaybetmesiyle olmuştur denilebilir (Duran, s:47). Ürettiği fotokopi makinesinin kendi rakibininkinden çok pahalıya malolduğunu gören şirket rakip şirketin ürününü ve üretim sürecini incelemeye almış, onun kendisinden daha iyi olan yönlerini kendi bünyesine uyarlamaya çalışmıştır (Ükelge, s:2; Koç, s:10). Bu çalışmadan olumlu sonuçların alınması, benchmarkingin bir gelişim aracı olarak organizasyonlarda kullanılmasını yaygınlaştırmıştır. Benchmarkingin bu anlamdaki kullanımından önceki etkili bir örnek de Ford Otomotivin kurucusu Henry Ford’un yürüyen bant sistemiyle üretimini, bir arkadaşını görmek için gittiği mezbahadan esinlenerek geliştirdiğidir (ÜKELGE, s:4).

Benchmarking uygulaması, bir kurumda gelişmeye yönelik bir arayışla başlamaktadır. Kurumdaki bir sürece yada kurumun bir çıktısına dair (örneğin STK’larda gönüllülerle ilişkileri yürüten departman ya da bir hemşerilik derneğinin kendi hemşerilerini memnun edememesi vs.) kurum içinde gerekli iyileştirmelerin yapılması sonucunda gene de beklenen sonucun alınamamasından sonra; “bu işi kim daha iyi yapıyor”, “bunu nasıl yapıyor” gibi soruların sorulması ve yanıtlarının araştırılmasıyla başlamaktadır.

Buradan anlaşılıyor ki Benchmarking, öncelikle işletmenin (kurumun) kendi içinde başlayan bir süreçtir. İşletme (kurum) diğer kuruluşlarla kendini kıyaslamadan önce kendi süreçlerini incelemeli ve anlamalıdır (Keegan’dan aktaran Özölmez, s:8). Bu inceleme sonucunda kendisinin zayıf kaldığı noktalara dair bir iyileştirme için arayışa geçmelidir. Benchmarking uygulamaları amaca ve seçilen ortağa göre iki farklı kategori altında sınıflandırılabilmektedir (Duran, s:54). Güdülen amaca göre Benchmarking, stratejik, operasyonel, ve yönetimsel olmak üzere üç alt başlığa ayrılırken; seçilen ortağa göre, içsel, dışsal (rekabetçi ve fonksiyonel), ve genel Benchmarking olarak sınıflandırılabilmektedir. Burada ilk sınıflandırma genel olarak işletmenin kendisini ilgilendirirken ikincisi muhataplarıyla da ilgilidir. Bunun için Benchmarking uygulamasında en hassas nokta ikinci sınıflandırmanın konusuna girmektedir.

Kuruluş içi Benchmarking, işletmenin kendi departmanları ya da aynı işletmeye bağlı farklı coğrafi bölgelerdeki ya da farklı işkollarındaki birimlerle olan kıyaslama işlemidir. Rekabetçi Benchmarking, işletmelerin ürün, hizmet ya da süreçlerini dünyada en iyi veya kendi sektöründe lider durumdaki işletmelerle kıyaslamasıdır. Bir dışşal Benchmarking tekniği olan fonksiyonel Benchmarking ise işletmenin rakibi olmayan bir kuruluştaki benzer bir sürecin, ürünün ya da birimin kıyaslanmasıdır. Genel Benchmarking ise dünya çapında başarılı olmuş işletmelerin sistem ve süreçleri hakkında bilgi toplanması ve bu bilgilerin kurumun kendi bünyesine uyarlanmaya çalışılmasını içerir (Özölmez, s: 21).

Örneğin bir çevre STK’sının İzmir şubesi kendisinin yapacağı bir Benchmarking çalışmasında kıyaslama ortağı olarak Kocaeli’deki şubesini seçerse içsel Benchmarking; benzer çalışmalar yapan başka bir çevre STK’sını seçerse rekabetçi Benchmarking; kendisinin tanıtım departmanı için bir yardım STK’sının tanıtım departmanını seçerse fonksiyonel Benchmarking ve örneğin Uluslararası Af Örgütünü (Amnesty International) inceleyip oradan bir uyarlama yaptığında da genel Benchmarking yapmış olur. Tabii ki burada aynı şekilde işletmelerle de Benchmarking çalışmaları yapılabilir.

Benchmarking ortağının seçimi ile ilgili sınıflandırmada işletme literatürünce unutulan bir nokta sivil toplum kuruluşlarının da bazı işletmeler için kıyaslamaya değer olabileceğidir. Gerçekten çok hızlı hareket edebilen, karar alabilen, kamuoyu oluşturabilen, yaygın hizmet sunabilen bir takım STK’lar; işletmelerin kendilerini kıyaslayabileceği nirengi noktaları olabilmektedir. Bunun şu an herhangi bir örneğinin olup olmadığını bilmiyoruz ama bu konuyu Drucker, daha önce de kitabında (Drucker, s:228-245) ayırdığı bir başlıkta işletmelerin kar amaçsız kuruluşlardan öğreneceği çok şey var diyerek değinmiştir. Dolayısıyla özellikle fonksiyonel ve genel Benchmarking çalışmalarında sivil toplum kuruluşları da kıyaslanmaya değer bir alternatif olarak yer almalıdır.

STK’larda Benchmarking Uygulamalarının Kolaylığı Ve Gerekliliği

Benchmarking uygulamasından alınan tüm iyi sonuçlara rağmen işletme dünyasında birbirlerine rakip olan ve sanki kendilerini bir savaş ortamında düşünen[3] işletmelerin özellikle rekabetçi Benchmarking yaparken bilgi alışverişinde pratik olarak zorluklar oluşmaktadır. Benchmarking yaparken bilgi paylaşımında isteksizlik temel bir sorun olarak karşımıza çıkmaktadır (Duran, s:171). Bir işletme rakibine kolay kolay bilgi vermek istemez. Bilgi alışverişini düzenlemeye yönelik çeşitli ilkeler ve protokoller (Koç, s:100; Bedük, s:54) belirlense de bu sorunun kolay aşılabilir bir sorun olduğunu düşünemeyiz.

Sivil toplum kuruluşları, toplumun içinden ve toplumun kendisine ve/veya ilgili kuruluşun üyelerine yönelik çeşitli hizmetleri üreten kuruluşlar olarak ele alınabilir. Bu tanımlamadan yola çıkarak, STK’ların da kendi hizmetlerine dair bir kalite düzeyi belirleme ve bu düzeyi arttırmaya yönelik çalışmaları olması muhtemeldir ve gereklidir. Faaliyetlerini kalitesinin ve verimliliğinin sağlanması hem ülkemizdeki sivil toplum kuruluşlarının hem de bu kuruluşlardan hizmet alan kişilerin yararına olacaktır (Yaman, s:107). Bu yararın artması için yapılan çalışmalar da desteklenecek ve olumlu karşılanacaktır. Bu nedenle Benchmarking çalışmalarının sivil toplum kuruluşları arasında daha kolaylıkla yapılabilecektir. Öte yandan kendilerinin örnek alınması ve kendi sistem ve modellerinin yaygınlaşma ihtimalinin olması kimi STK’lar için daha da teşvik edici olabilmektedir[4]. Netice olarak STK’ların toplum yararına çalışmasından ötürü bilgi paylaşımı kolaylaşacaktır.

Başkalarından öğrenme olarak da tanımlanan Benchmarking; STK’lar için özellikle kullanılması gerekli bir yöntemdir. Çünkü sınırlı kaynaklar (aidat, bağış vs.) ile bir takım faaliyetler yapmaya çalışan bu kurumların belli bir uygulamayı gerçekleştirirken verimsizliğin ve acemiliğin önüne geçmek açısından benzerlerini incelemesi, bilgi toplaması; dahası sistemli bir çalışma yapması hâsılı Amerika’yı yeniden keşfetmeye çalışmaması gerekmektedir. Bu tür çalışmaların STK’lar açısından bir başka çıktısı da kendi aralarında bir iletişimi ve bilgilenmeyi sağlayacak olmasıdır. Taraflar karşılıklı olarak birbirlerinin ne yaptıklarını detaylıca öğrenme fırsatını bulabilecekler; birbirlerine kendilerini daha detaylı olarak tanıtabilecek belki de işbirlikleri geliştirebileceklerdir. Ayrıca Benchmarking çalışması sırasında yapılması gereken detaylı araştırma süreci, araştırmayı yapan kuruluşu ve üyelerini başka bir heyecanın ve gelişmenin içerisine sokacaktır.

STK’larda Benchmarking Uygulama Adımları

Benchmarking yönteminin sivil toplum kuruluşlarında uygulanması iki aşamalı bir şüreç olarak ele alınabilir: Hazırlık aşaması ve uygulama aşaması. Bu aşamalar ana hatlarıyla aşağıdaki gibidir.

a) Hazırlık Aşaması

Öz Değerlendirme (Self-Analiz)

Kurumun kendi kendini analiz etmesidir. Bu aşamada kurum, yaptığı faaliyetleri ve bunların süreçlerini açık ve net bir şekilde ortaya koymalıdır. Benchmarking uygulamalarında gözden kaçabilecek bir nokta olan bu kısım, yöntemin temel hareket noktasıdır. Çünkü kendini değerlendiremeyen bir kurum, neyi nasıl yaptığını bilmeyen bir kurum hem neyini benchmark edeceğini hem de Benchmarking sonucunda nasıl bir iyileşme beklediğini kestiremez.

Zayıf Olunan Noktayı Tesbit Etmek

Kurumun self-analizi sonucunda hangi noktanın zayıf olduğu tespit edilmelidir. Bu aşama kurumdaki en zayıf halkayı (birim, süreç vs.) tespit etme işidir. Örneğin bir çevre STK’sı self-analiz sonucu tüm işlerini iyi yaptığını fakat faaliyetlerinin duyurumunda eksik kaldıklarını gözleyebilir. Kurum burada Benchmarking konusu olacak süreci ya da birimi açık olarak tanımlamalıdır. Örneğin (yurt dışında) iş dünyasında son 12 ayda süreç geliştirme yönetimi ve işgören yararına ücret teşvik yöntemleri en çok Benchmarkinge konu olmuş başlıklardır[5]. Türkiye’de ise en çok insan yönetimi ve süreç yönetimi konularında Benchmarking çalışmaları yapılmıştır (Kut, s:99).

Ekip Oluşturmak

Benchmarking çalışmaları bireyler tarafından da gerçekleştirilebilse de çoğu Benchmarking çabaları ekip çalışmalarıdır (Koç, s:46). Benchmarking yönteminde planlama, koordinasyon, diğer kurumlarla iletişime geçme, araştırma, görüşmeler yapma gibi işler olduğundan bu işleri yapacak olanlarında iletişim, liderlik, araştırma gibi temel becerilere sahip olması gerekmektedir.

Araştırma Yapmak-Bilgi Toplamak

Bu safhada iki temel araştırma yapılır: İlki benchmark edilecek sürece ilişkin hangi soruların yanıtlarının aranması gerektiği, ikincisi hangi kuruluşların bu konuda iyi olduklarıdır. İlk konu özellikle kuruluşun Benchmarking faaliyetinden ne beklediğini de ortaya koyacaktır: Kurum bu yöntemi uygulamak suretiyle nerede ne kadar bir iyileşme/gelişme beklemektedir?

İkinci araştırma yerel, ulusal ve uluslar arası alanda bu konuda kimlerin iyi olduğunu, en iyisinin kim olduğunu, bunlara nasıl ulaşılacağını vs. bilgilerin toplanmasını kapsamaktadır. Bu araştırmalar sonucunda muhtemelen geniş bir veri tabanı oluşacaktır. Bu veritabanının daha sonraki muhtemel çalışmalar içinde kullanışlı olabilmesini sağlayacak şekilde dizayn etmek, işleri kolaylaştıracak olması bakımından dikkat edilmesi gereken bir noktadır.

b) Uygulama Aşaması

Benchmarking Ortağı

Araştırmalar sonrası bulunan kurumlar, kurumda önceden belirlenecek çeşitli kriterlere göre alt alta sıralanır ve tasnif edilir. Benchmarking yapılacağı zaman en genel eğilim, hemen çeşitli firmalarla temas kurup onları ziyaret etmektir. Deneyimler bunun çok ciddi bir yanlış ve boş yere harcanmış kaynaklar olabileceğini göstermiştir (Ükelge, s:25). Benchmarking ortağı seçerken onun ilgili alandaki becerisi, konuya yaklaşımı, işbirliğine açıklığı, erişilebilirliği gibi özellikleri de dikkate alınmalıdır.

Veri Toplama ve Analiz Etme

Benchmarking’de bilgi kaynakları, ziyaretlerden veya diğer yaklaşımlardan önce ilk olarak telefonla araştırılmalıdır. Ancak akla ilk gelen kuruluşlarla hemen temasa geçilmemelidir (Ükelge, s:25). Veri toplamanın amacı kıyaslama ortağı için bizden ne kadar iyi olduğu, niçin daha iyi olduğu, onlardan ne öğrenebileceğimiz ve öğrendiklerimizi nasıl uygulayabiliriz? Sorularına yanıt aramaktır. En yaygın veri toplama yöntemleri i.yazışma/anket ii.telefon görüşmesi iii.yerinde ziyarettir. Anket maliyeti düşük bir yöntemdir. Kuruluştan istenen bilgiler çalışmanın amacıyla beraber detaylıca yazılır ve gönderilir. Telefon kıyaslama ortağını ziyaret etmenin zor olmasında kullanılır ve yerinde ziyaret de erişilebilecekse kıyaslam ortağını işi yarptığı yerde ziyaret etmektir. Yerinde ziyaret en iyi bilgi toplama ve gözlem yapma şeklidir (Kalder, s:32).

Verileri Uyarlamak

Elde edilen bilgiler bir rapor halinde hazırlanmalıdır. Raporla birlikte verilerin kuruma nasıl uygulanabileceği bunu hangi adımlardan geçerek yapabileceği gibi kuruma ilişkin başlıklara da yer vermek gerekmektedir. Veriler karşı taraftan alındığı gibi değil, kurumun kendi karakteristik özellikleri de dikkate alınarak uyarlanmalıdır ve uygulamanın sonuçlarını almak için belli bir süre saptanmalıdır. Gönüllülerle ilişkiler biriminin kıyaslaması ve yeni bilgilerin uyarlanması sonrasında örneğin 60 gün içinde belirli (X) sonuçların alınması gerekmektedir diye konacak bir süre kurumun kendi önünü görmesi açısından da yararlıdır.

Sonuçları Gözlemlemek

Benchmarking’in amacı bir sürecin ya da uygulamanın daha iyiye ulaşması için değiştirilmesidir. Ne yazık ki Benchmarking çalışmalarının çoğu öneriler üretmekten ileriye gidememektedirler. Uygulama anı geldiği zaman batmaktadırlar. Eğer bir organizasyon Benchmarking çalışmasının başlangıcından itibaren değişimi uygun bir şekilde yönetemezse öneriler rafta kalır (Koç, s:91).

Çalışmalardan sonra öngörülen süre içerisinde alınan sonuçları gözlemlemek Benchmarking işleminin yararlılığı açısından anlamlıdır. Nitekim her kişi/kurum yaptıklarından elde ettiği sonucu görmek ister. Gözlemleme faaliyeti, içerisinde çoğu zaman faaliyetlere ilişkin ölçümleri de içermektedir. Fakat işletmelerde dahi Benchmarking yapılırken bazen nicel sonuçlar hakkında bir netliğe varılamazken, bir sivil toplum kuruluşundan bunu beklemek gerçekçi sayılmaz. Fakat bu, ileride Benchmarking uygulamasının yaygınlaşmasıyla beklenebilecek bir durum. STK’lar Benchmarking sonucunda organizasyonel reflekslerinde, etki alanlarının çapının genişlemesinde, üye/gönüllü ve hizmet alıcılarını memnun etmede vs. konularda gelişmeler yakalayabilirler. Organizasyon içerisinde, bu hissedilebilir ama çoğu zaman ölçülemeyebilir. Yazının başında da belirtildiği gibi en azından bu, STK’yı bir heyecana, bir arayışa itecek ve ona yeni açılımlar kazandırabilecektir.

Sonuç -Daha Neler Yapılabilir?-

Sivil toplum kuruluşlarında gelişmeye giden yolda bir alternatif olarak anlatılmaya çalışılan Benchmarking, aslında bu alternatifleri bulmaya yarayan bir araç olarak da kabul edilebilir. Zira Benchmarking uygulaması sürecinde yapılan araştırma ile kimin, hangi uygulamasının, ne kadar iyi olduğu öğrenilmeye çalışılmakta, çeşitli alternatif uygulamalar belirlenmektedir. Bu açıdan Benchmarking önemli bir çalışmadır. Benchmarking’in önemini ortaya koyan bir bulgu, ABD’de 1995 yılında The Benchmarking Exchange tarafından yapılan bir araştırma ile ortaya konmuştur. Bu araştırma Benchmarking tekniğinin Fortune 500 işletmelerinin % 70’inden fazlası tarafından düzenli olarak kullanıldığının ve gelecekte de kullanılma miktarındaki artışın devam etmesinin beklendiğini belirlemiştir (Elmuti’den aktaran Özölmez,s:109).

Benchmarking uygulamalarının, Türkiye’de yaygın olarak yapılmamamsının en büyük sebebi, yeterince danışman şirket ve veri tabanının bulunmaması ve Benchmarking uygulamaları hakkında yeterli bilgiye sahip olunmamasıdır (Duran, s:52). Örneğin bankacılık sektörüyle ilgili yapılan bir araştırmada veri tabanı eksikliğinin, %31.6 oranında Türkiye’de Benchmarking uygulaması yapılmamasının en önemli sebebi olduğu ortaya çıkmıştır (Duran, s:159).

Sivil toplum kuruluşlarında Benchmarking uygulaması henüz gündemde olamayan bir konudur. Konunun STK camiası tarafından gündeme gelmesi bu alanla ilgili yapılacak çeşitli çalışmalarla olabilecektir. Örneğin STK’lar arasında kurulacak bir Benchmarking veri havuzu ya da Benchmarking ağı bu yolda atılabilecek adımlardandır. Öte yandan STK’larda en iyi uygulamaları araştıran/tanıtan çalışmaların yapılıp muhtelif yerlerde yayınlanabilir.

Yazının başında belirtildiği üzere işletmelerin STK’ları da benchmark edilebileceğini anlatmak hem Benchmarking tecrübesi olan işletmelerin bu tecrübelerini STK’larla paylaşmasını sağlar hem de STK’lar şirketlerin ve kamuoyunun gündemine farklı bir şekilde girmiş olur, gündem oluşturabilir. STK’ların bu tür bir işlere girişmesi kendi gelişimlerini körükleyebilecektir.

Bir başka gelişme, STK’lar (gönüllüler ve profesyoneller) arasından bir düşünce ve araştırma grubu oluşturmak suretiyle; yurtdışında STK’lara ilişkin en iyi uygulamalar örnek olay çalışmasıyla incelenir ve buradan Türkiye STK’larına ilişkin öneriler geliştirilebilir. Sonuçta Benchmarking, ticari sektörde olduğu kadar toplumsal sektörde de güçlü/başarılı olabilir[6].

Sonuç olarak Türkiye’de sayıları onbinlerle ifade edilmesine ve sadece İstanbul’da 150 yıla yakın[7] bir geçmişinin olmasına rağmen sivil toplum kuruluşları organizasyon ve çalışma kültürü anlamında çok fazla gelişme gösterememiştir. Mevcut birtakım örnekler de daha önce belirtildiği üzere münferit kalmakta, genel bir karakteristik halini alamamaktadır.

Ümit ederiz ki bu yazının amaçladığı gibi; STK’lara uygun çeşitli konular gündeme gelir, tartışılır ve uygulamaya geçirilir. Kimi zaman işin kolay kısmı olarak addedilen yazı kısmı işte bu gündemin tohumunu atar, daha sonra birleri bunları uygulamak için harekete geçer. Çocukların avuç içinde geçen küçük oyun gibi; biri düşünmüş, biri yazmış, biri uygulamanın yolunu açmış, biri uygulamış ve biri de iyi sonuçlar almış. Neticede koordineli çalışan beş parmak ortaya bir iş çıkarmış…

KAYNAKÇA:

BEDÜK, Aykut; (2002); Benchmarking; Nobel Yayınları; Ankara.

DRUCKER, Peter F.; (2000); Gelecek İçin Yönetim: 90’lar ve Ötesi; Türkiye İş Bankası Kültür Yayınları; İstanbul.

DURAN, Cengiz; (2000); Toplam Kalite Yönetimi ve Benchmarking Uygulaması; Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi; Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü; Ankara.

GÖNEL, Aydın; (1998); Araştırma Raporu: Önde Gelen STK’lar; Tarih Vakfı Yayınları; İstanbul.

KALDER Kıyaslama Komitesi-Kıyaslama (Benchmarking); (2000); KALDER Yayınları; İstanbul.

KOÇ, Melek; (1999); Bir Rekabet Avantajı Elde Etme Aracı Olarak Benchmarking Yöntemi ve Türk İşletmelerindeki Uygulamalar için Bir Faaliyet Önerisi; Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi; İstanbul Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü; İstanbul.

KUT, Nurşen; (1999); Sürekli Gelişmede Benchmarking Yöntemi ve Uygulamalar; Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi; Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü; İstanbul.

ÖZÖLMEZ, Cavit L.; (2000); Sürekli Gelişmede Benchmarking ve Uygulamadan Örnekler; yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi; Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü; İstanbul.

Sayılarla İstanbul; İstanbul Büyükşehir Belediyesi Yayınları.

Sivil Toplum Kuruluşları Rehberi; (1996); Tarih Vakfı Yayınları; İstanbul.

TOSUN, Gülgün Erdoğan; (2002); İzmir Sivil Toplum Kuruluşları Rehberi; Ege üniversitesi EBİLTEM Yay.; İzmir.

ÜKELGE, Gökmen; (1997); Benchmarkingin İşletmelerde Uygumla İmkan ve Sınırları; Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi; Uludağ Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü; Bursa.

YAMAN, Yılmaz; (2003); “Sivil Toplum Kuruluşlarında Hizmet Kalitesi ve Ölçümü”; Sivil Toplum; Cilt:1; Sayı:3; EDAM Yayınları; İstanbul.

http://66.124.245.130

http://www.ars1910.org

http://www.benchmarking-in-europe.com

http://www.stgp.org