GİRİŞ

İletişim ve bilgisayar teknolojilerinin birleşerek gelişmesiyle ve yaygınlaşmasıyla dünya düzeni değişmiştir. Yeni dünya düzeninden örgüt yapıları ve yönetim anlayışı etkilenmiştir. Değişimle, bir bina içinde birçok yönetim işlevinin yerine getirildiği bürolardan oluşan örgütler, “sanal bürolar” dan oluşan “sanal örgütler” haline gelmeye başlamıştır.

Yeni örgüt ortamından hem üretim hem de hizmet sektöründeki birçok meslek etkilenmiştir ve etkilenmeye devam etmektedir. Bilişim teknolojilerinin gelişmesi ve yaygınlaşması iletişim hızını ve ekonomik işlemlerin koordinasyonunu değiştirmiştir. Pazarların uluslararası hale gelmesi, müşterilerin daha fazla özellikli ürünleri tercih etmeleri, işletmelerin daha fazla çeşit ürün geliştirmeye çalışmaları örgüt yapılarının karmaşıklaşmasına neden olmuştur. İşletmeler, hızla değişen pazar koşullarına uyum sağlamak amacıyla esnekliklerini arttırmayı hedeflemektedirler. Bu esnekliği işletmeler, önce küçülme (downsizing) ardından dış kaynak kullanımı (outsourcing) yoluyla, bilişim teknolojileriyle birlikte sanal örgütler haline gelerek sağlamaktadırlar.

Dış kaynak kullanımı yoluyla örgütler, birbirinden bağımsız ama birlikte çalışan birimlerden oluşan bir tür şebeke (network) haline gelmişlerdir. 1990’lı yıllarda dış kaynak kullanımı sadece lojistik ve satış işlemleri için geçerliyken artık yönetsel işler için de dış kaynak kullanımına gidilmeye başlanmıştır. Bu durum personel yönetimi, müşteri ilişkileri ve son olarak ta yönetim birimi görevlerine kadar gelmiştir. Değişim birçok büro çalışanının işsiz kalmasına da neden olmuştur. Yeni arayışlara giren çalışanlar, işlerini kaybetmelerine neden olan bilişim teknolojilerini kullanarak yeni meslek dalları yaratmışlardır. 2000’li yıllara doğru sekreterlik, yönetici asistanlığı meslekleri, sanal ortamda hizmet veren ve bugün tıpkı avukatlık gibi markalaşmış bir serbest meslek haline gelmiştir.

1. Sanal Örgüt ve Sanal İşyeri

Sanal kelimesi, fiilen var olmayan fakat sanki varmış gibi görülen, hissedilen nesne ya da olgu anlamında kullanılmaktadır. Sanal örgüt, üyeleri uzun vadeli bir amaç veya hedef için bir araya gelmiş, iletişimlerini ve işlerin koordinasyonunu bilgi-iletişim teknolojileri yoluyla gerçekleştiren, coğrafi olarak geniş alana yayılmış olan bir organizasyondur.

Sanal ortamda çalışan işletmeler veya serbest meslek sahipleri birleşerek şebeke haline gelmektedirler. Şebeke örgütler bağımsız kişi ve kuruluşların, bir enformatik omurga etrafında, bağımsız olarak davranabildikleri, fakat ortaklaşa bir amaç ve misyon için takımlar ve bağlantılar kurup etkileşebildikleri, hiyerarşileri olmayan, çoklu liderleri olabilen ve bağlantılarını gönüllü olarak yeniden kurabilen örgüt yapılarıdır (Merih, 2001).

Bilişim teknolojileri, işyerinin yeniden tanımlanmasını sağlamıştır. Büroların geleneksel özelliği bir kişinin işini yaptığı yer olmasıdır. Procter&Gamble, IBM, Hewlett Packard, AT&T ve Compaq gibi şirketler satış ve müşteri hizmetleri için geleneksel bürolarını kısmi ya da tümden ortadan kaldırmışlardır. Diğer şirketler, araştırmacılarının, emlakçılarının ve muhasebecilerinin bulunduğu büroları kapatmışlardır. Bu tür işler için iş, artık yapılan bir şey haline gelmiştir, gidilen bir yer değildir.(Davenport, 1998)

Büroların yerini teknoloji almıştır. Teknoloji olarak laptoplar, cep telefonları, avuç içi bilgisayarlar, faks makineleri, uzaktan kumandayla çalışan aletler, telekonferans sistemleri kullanılmaktadır. Sekreterlik mesleği de bu aletleri verimli ve etkin kullanmayı gerektirmektedir.

Sanal örgütler ve sanal işyerleri sadece “home office” olarak adlandırılan evde çalışma anlamında düşünülmemelidir. Sanal örgütlerde evle ilgisi olmayan geleneksel bürolar da bulunmaktadır. Sanal işyeri türleri:

1. Tele işe gidip gelme: Çalışanlar işlerini yürütebilecekleri sabit bir ofiste iş görürler, çok nadir evde çalışırlar.

2. Otel iş: (hotelling) Otel bazlı çalışanlar işe ara sıra giderler. Sabit bir yerleri bulunmaz. Sadece telefonla görüşebilecekleri, laptop bilgisayar ile şebekeye bağlanabilecekleri bir mekan yeterlidir. Bu mekan otel odası olabilir ya da kent merkezinde daha önce geleneksel büro olarak kullanılmış bir yer olabilir. Burası kırsal bir alanda mobil iş yapılabilecek bir yer olabilir. Daha çok internet üzerinde çalışanlar için geçerlidir(Davenport, 1998).

Ülkemizde İstanbul’da yeni açılan Mövenpick Hotel İstanbul bu şekilde hizmet verenlere uygun olarak hazırlanmıştır. Otelde toplantı amaçlı salonların yanında kısa süreli sanal ofis olarak kullanılabilecek odalar da bulunmaktadır (Vatan Gazetesi, 12.1.2003).

3. Ev Ofisler: Evin bir odasında çalışılmaktadır. Bazı firmalar ev ofiste çalışanları istihdam ettiklerinde ya da sanal şirketlerden hizmet aldıklarında evlere ofis mobilyaları, teknik ekipman verebilmektedir. IBM firmasının yaptığı bir araştırmaya göre çocukları olmayan ya da okul çağında çocukları olan aileler sanal büroları evlerinde kurdukları zaman işten daha fazla tatmin olmaktadırlar. Okul öncesi dönemde çocukları olan ya da evde aile bireylerinden bulunan biri olduğunda bu tür bir ortamda çalışmak zorlaşmaktadır.

4. Tam Mobil: Bu tür çalışanların evlerinde bile ofisler bulunmamaktadır. İş gününün tamamını yolda ya da müşteri sitelerinde geçirirler. Alan satışı ya da müşteri hizmetleri personeli bu şekilde çalışmaktadır. Sanal sekreterlik için bu tür bir çalışma ortamı uygun değildir, çünkü belli bir evrak yükü bulunduğu için fiziksel anlamda geniş bir mekan gerekmektedir.

Sanal işyerlerini kurabilmek ve sanal ortamda iş yürütmek için sadece bilişim teknolojilerini kullanmak yeterli değildir. Aynı fiziksel ortamlardaki çalışma koşulları gibi sanal ortamın da kendine özgü koşulları bulunmaktadır. Sanal örgütlerde ve sanal işyerlerinde iletişim klasik örgütlerde olduğu gibi aynı önemi taşımaktadır. Kurulan iletişimle taraflar (yönetici –çalışan veya müşteri – iş sahibi) arasında güvenin yaratılması sanal ortam için en önemli koşuldur (www.ibiz.net, 1998). Sanal ortamda henüz yeterli güvenlik önlemleri olmadığı için tarafların birbirine güven duyması zorlaşmaktadır. Yüz yüze iletişim kurmayan ancak bilişim teknolojileriyle kurulabilen iletişimde güvenilirliğin elde edilmesi ve bunun sürdürülmesi zaman almaktadır. Bir araştırma kapsamında yapılan deneyler sonucunda güvenilirlik en çok göre yüz yüze iletişime en yakın olan telekonferansla sağlandığı belirlenmiştir (Eggert, 2003). Güven elde edildikten sonra sanal ortamda bir arada çalışanların-ekip ya da küçük işletmelerden oluşan şebeke- bütünleşerek, kendilerini birbirlerine adamaları gerekmektedir.

Sanal ortamda tarafların birbirlerine karşı güven duymaları yetmemekte, tarafların arasında kurulan iletişimden çıkar elde etmeyi hedefleyen hackerlar, dolandırıcılar ve bilgi hırsızlarına karşı da ayrı güvenlik önlemleri alınmalıdır. Bu nedenle sanal ortamda iletişimi güvenilir şekilde sağlamak için özel giriş kodları, şifreli dil kullanma gibi önlemler alınmaktadır.

Bilişim teknolojilerinin yaygınlaşmasıyla pazarlama, müşteri hizmetleri, insan kaynakları gibi yönetim birimleri sanal ortamda iş görmeye başlamıştır. 1980’li yılların sonunda üst düzey yönetimde görev yapan yönetici sekreterleri ve yönetici asistanları bağlı bulundukları yöneticilere hizmet verirken işlerinin çoğunu internet ortamında yapmaya başlamışlardır. Yöneticilerin yurt dışı gezilerinin yerini telekonferanslar almış, yazışmaların hepsi intranet üzerinden yapılmaya ve dosyalama dolaplarının yerini cd kutuları almaya başlamıştır. Bu ortamda çalışan sekreterler ve asistanlar sanal ortamda nasıl iş görüleceğini, ne gibi koşulların önem taşıdığını klasik ofis ortamındayken öğrenmiş oldular. Özellikle ABD ve İngiltere gibi bilişim teknolojilerinin çok yaygın olduğu gelişmiş ülkelerde büyük işletmelerin küçülme politikasıyla işsiz kalma riski taşıyan yönetim birimi çalışanları için sanal ortamda serbest çalışmak bir tür çıkış yolu olmuştur.

2. Meslek Olarak Sanal Sekreterlik

Yönetim biriminde üst düzey yöneticilerle yönetici sekreteri, yönetici asistanı olarak hizmet verenlerin de bir kısmı sanal ortamda çalışmaya başlamışlardır. Sanal ortamda çalışanlar, serbest meslek sahibi olarak kendi başlarına ya da birkaç sekreter birleşip şirket kurarak hizmet vermeye başlamışlardır. Sonuçta her iki durumda da sanal sekreterler ve sanal asistanlar küçük işletme sahipleridir.

Serbest meslek faaliyeti, Gelir Vergisi Kanunu’nun 65/2. maddesine göre sermayeden çok kişisel çalışmaya, bilimsel veya mesleki bilgiye/ ihtisasa dayanan ve ticari nitelikte olmayan işlerin işverene bağlı olmaksızın kişisel sorumluluk altında kendi nam ve hesabına yapılması olarak tanımlanmaktadır. Her türlü serbest meslek faaliyetinden doğan kazançlar da serbest meslek kazancıdır. Serbest meslek faaliyetini devamlı şekilde meslek halinde yapanlar serbest meslek sahibi (mensubu) sayılırlar. Bir kimsenin serbest meslek sahibi olabilmesi için; Serbest meslek faaliyetinde bulunması ve bu faaliyetini meslek halinde yapması gerekir. Günlük yaşantımızda değişik hizmetlerinden yararlandığımız mali müşavirler, doktorlar, avukatlar serbest meslek mensuplarıdır(Doğan, 2001: 355).

İnternet üzerinden araştırıldığında sanal sekreterlik ve sanal asistanlık kavramları aynı anlamı taşıdığı gözlemlenmiştir. Günümüzde sekreter, yöneticisine yönetsel hedefleri başarmasında yardımcı olan (asistanlık yapan) kişi olarak tanımlanmaktadır. Bu nedenle yönetici asistanı adını alan sekreterler, sanal ortamda da sanal asistan olarak adlandırılmaktadır. Sanal asistan kavramı aynı zamanda bir bilgisayar programı için kullanılmaktadır. Üst düzey yöneticilerin kullandığı bu program randevuları, önemli tarihleri hatırlatır, telefon numaraları, adresleri, e-mail adresleri bilgisayar belleğinde tutar. Ayrıca otomatik cevap verme özelliğine sahip telefon santrallerine de bazı kurumlarda sanal asistan adı verilmektedir.

Sanal asistanlar, müşterilerinin bürolarına bile adım atmadan, coğrafi anlamda müşterilerinin bulunduğu yerde olmadan, telefon, faks, internet gibi yardımcı teknolojilerle müşterilerinin yönetsel hedeflerini gerçekleştirmeye yardımcı olan küçük işletme sahibi, profesyonel kişilerdir. (www.assistu.com, 2003) Sanal asistanlar, yönetici asistanı, sekreter, veri giriş personeli gibi farklı görevlerde çalışmış ve zamanla yükselip başarı elde etmiş kişilerdir.

Sanal asistanlar, danışmanlık hizmeti vermezler. Onlar işlerinde uzmanlaşmış sekreterlerdir. Arşiv düzenlemelerine rağmen sadece arşivleme, dosyalama hizmeti veren kişilerdir. Pazarlama danışmanı olmamalarına rağmen yöneticiye ya da bir işletme sahibine pazarlama faaliyetleri konusunda yardımcı olurlar. Sanal asistanlar hizmet verdikleri kişilerin görüşmelerini düzenlerler ancak bu işi yaparken ajans gibi çalışırlar. Sanal asistanlar vergi danışmanı, muhasebeci, tıbbi dokümantasyon uzmanı, web tasarımcısı ya da personel yöneticisi değildir.

Sanal asistan, sadece basit bir projeyi daktilo eden ya da e-mailleri yanıtlayan biri değildir. Onlar işletmenin bir süre sonra bölünmez bir parçası haline gelirek kendilerini hizmet verdikleri işletmelerin bir parçası olarak görürler (iavoa.com, 2003). Sanal ortamda etkin çalışma için bütünleşme burada da önem taşımaktadır.

Bir kişiyi sanal asistan yapan uzak mesafeden verdiği hizmetler değildir. Sanal asistanlığın özelliği, aynı üst düzey yönetici sekreterliği ve yönetici asistanlığı mesleğinde olduğu gibi yönetsel ölçüde ve alanda hizmetlerini vermektir. Onlar müşterilerini spesifik bir görevde ya da işlevde desteklemek yerine yönetimle ilgili her türlü durumda desteklemektedirler. Sanal asistanların ilave hizmetler sunması söz konusu olsa bile bu durum sınırlıdır.

Sanal asistanlık mesleği ilk olarak 1980’lerin ortasında A.B.D.’de Stacy Brice tarafından uygulanmaya başlanmıştır. Brice o dönemde bugünkü gibi uzaktan çalışmanın kolay olmadığı dönemde müşterisiyle sanal ortamda, faks makineleriyle ve telefonla çalışıyordu (assistu.com, 2003).

3. Eğitim, Sertifikasyon ve Örgütlenme

Mesleğin hala çok yeni bir meslek olması nedeniyle Sanal Asistanlığın ne olup olmadığı konusunda güçlü ifadelere ihtiyaç vardır. Spesifik bir profesyonel endüstri ve bu işi hakkıyla yapanlar tarafından kullanılması gereken bir kavramdır.

Sanal ortam denetim altında olmadığından herhangi birisi kendisini yaptığı işe bakmadan Sanal Asistan olarak tanımlayabilir. Örneğin arşiv işiyle uğraşan ya da sadece pazarlama birimine gelen müşteri şikayetlerini yanıtlayan kişi sanal asistan olarak kendisini tanıtabilir. “Sanal Asistanlık” adı altında bir mesleğin eğitiminin verildiği bir okul henüz yoktur. Bu mesleğe en uygun eğitim büro yönetimi programı olmasına rağmen sanal ortamda çalışma koşulları, müşteri ilişkileriyle ilgili yeterli bilgi verilmemektedir. Bu meslekle ilgili bir eğitim kurumu açılana kadar yetkili bir kurumdan sertifika verilmesi mesleğin saygınlığı için gereklidir.

Ülkemizde sekreterlik mesleğinde de meslek odası olarak örgütlenme yoktur. Örneğin telefonlara bakan santral görevlisi kendisini sekreter olarak tanıtması söz konusudur. Oysa bir mesleği yaparken onun mesleğin niteliklerini net olarak tanımlamak ve gereklerini yerine getirmek önemlidir. Aksi takdirde kamuoyunda yanlış anlamalara neden olur. Santral görevlisi örneğinde olduğu gibi meslek adlarının yanlış kullanımından hem sekreterler hem de santral görevlileri zarar görür.

Amerika Birleşik Devletleri, Kanada ve İngiltere’de kurulmuş uluslararası anlamda Sanal Asistanlık mesleği için eğitim ve sertifikasyon hizmeti veren çeşitli kurumlar ve birlikler bulunmaktadır. Bunların en tanınmış olanları Assitsu, IVAA (International Virtual Asisstants Association- Uluslar arası Sanal Asistanlar Birliği), IAVOA (International Association of Virtual Office Assistants), A Clayton’s Secretary , A Virtual Solution, Master Virtual Assistant, Professional Virtual Assistant, Certified Ethics Checked VA. Bu kuruluşlardan bazıları uzmanlaşmış eğitim kurumlarıyla işbirliği halinde çalışmakta, benchmarking ve franchising vermektedirler. Sanal asistanlar, meslekleri dışında sanal ortamda hizmet veren küçük işletmelere yönelik sertifikalar da almaları söz konusudur. Bunlar genellikle çeşitli bilgisayar programları, elektronik ticaret ve B2B ile ilgili bilgi-becerileri belirleyen sertifikalardır.

Sertifikasyonun yanında mesleğin saygınlığıyla ilgili çalışan, ücretlendirme tarifelerini belirleyen, sanal asistanların müşteri bulma gereksinimlerini de karşılayan organizasyonlar bulunmaktadır. IAVOA (Kanada merkezli), IAVA (İngiltere merkezli), IVAA, VA, gibi bu organizasyonlar, internet üzerinde kurdukları sitelerde kendilerini tanıtmakta, bu sitelere başvuranları üyelerine yönlendirmektedirler. İnternet siteleri, sanal asistanlık mesleği hakkında ayrıntılı bilgiler vermekte ayrıca üyelerine bilgi desteği sunmaktadırlar. Siteler sayesinde sanal asistanlar birbirleriyle iletişim kurabilmektedir. Böylece mesleki örgütlenme ve bilgi paylaşımı gerçekleşmiş olmaktadır.

4. Hizmet Verilen Müşteriler ve Hizmet Türleri

Sanal asistanlar büyük, kurumsallaşmış işletmelerden çok, küçük ve orta ölçekli işletmelere, serbest meslek sahiplerine hizmet vermektedirler. Hizmet verilen KOBİ’ler arasında bilişim teknolojileriyle çalışan, küçük çaplı elektronik ticaret yapan ya da elektronik ticarette pazarlama alanında hizmet veren işletmeler çoğunluktadır. Hizmet verilen serbest meslek sahipleri arasında avukatlar, doktorlar, muhasebeciler, yönetim danışmanları bulunmaktadır. Ayrıca meslek odaları, vakıflar ve dernekler de yararlanmaktadır. Sanal asistanlar gönüllü kuruluşlara da ücretsiz hizmet verip onları desteklemekte ve bu yolla kendilerini tanıtmaktadırlar.

Sanal asistanlar çeşitli alanlarda hizmet vermektedirler. Bu hizmetlerin bazıları CRM- müşteri ilişkileri yönetimi amaçlı, bilişim teknolojileriyle yürütülen hizmetler aşağıda sıralanmıştır:

· Hizmet verdikleri yöneticilere satış randevuları ayarlayabilirler ve randevular için gerekli doküman hazırlığı yaparlar.

· Müşteri bilgilerinin veri tabanlarını elde edip, onları günlük ya da haftalık olarak yenileyebilirler.

· Müşterilere sürekli e-mailleri gönderirler. Müşteri mektuplarını, broşürlerini toplu olarak gönderirler.

· Müşterilere gönderilecek davetiyeleri hazırlayıp, etiketleyebilirler

· Müşterilerin eşlerinin, çocuklarının isimlerini, doğum günlerinin anımsanması gibi müşteri ilişkileri yönetimiyle ilgili özel görevleri yerine getirirler.

Hizmet verdikleri işverenlerle işbirliği halinde uzun dönemli çalışan sanal asistanların verdikleri yönetsel hizmetler:

· Rutin evrak işleri, yazışmalar, dosyalama ve arşivleme ile ilgili görevleri yerine getirirler.

· Büyük toplantılar için yer, mekan, etkinlik organizasyonu yaparlar.

· Şehir içi ve şehir dışı toplantıları için çağrı mektuplarının yazılması ve gönderilmesi hizmetlerinin yanında toplantıya katılacak yönetici için gerekli belgeleri ve bilgisayar destekli görsel sunumları (ppt gibi) hazırlar.

· Internet üzerinden fiyat ve ürün araştırması yaparlar.

· Seyahat organizasyonlarını yaparlar.

· Toplantılara ait ses bantlarını yazıya geçirirler.

· Basınla ilişkilerde yöneticilere destek verirler. Kupür derleme, web sayfalarından bilgi toplama, basın bültenleri hazırlama ve gönderme işlerinde yardımcı olurlar.

Sanal asistanların verdikleri muhasebe hizmetleri:

· Faturaları toplar, internet bankacılığıyla online olarak ya da doğrudan bankaya ödemeleri yaparlar.

· Faturaların takibini yapar, müşterilere ödeme günlerini hatırlatırlar.

· Muhasebe evraklarının ve cari hesapların tutulmasında yardımcı olurlar.

5. Sanal Asistanlık Hizmetlerinin Avantajları

Sanal asistanlar verdikleri hizmetlerle müşterilerine çeşitli avantajlar sağlamaktadırlar. İşletmelerin üzerinden personelle ilgili giderleri kaldırmaları sağladıkları en önemli avantajdır. Sanal asistanlar için sosyal güvenceye ilişkin primleri ödemek zorunda olmamaları, sağlık sigortası, ikramiye, emeklilik gibi ilave giderlerin olmaması işletmelere mali avantajlar sağlamaktadır. Böylelikle personel işlemleriyle uğraşacak başka bir çalışanı da istihdam etmek gerekmemektedir. Burada işler gruplandırılmış ve her işin bir bedeli belirlenmiş durumdadır. Sadece yapılan işe ödeme yapılmaktadır.

Sanal asistanlar kendilerine ait evde ya da kent merkezinde kurdukları bürolarda çalıştıkları için müşterilerinin kendilerine bir mekan ayırmalarına veya onlar için ofis ekipmanlarına yatırım yapmalarına ihtiyaçları yoktur. Başka bir avantaj da işletmelerin istedikleri nitelikte kalifiye elemanla ya da kalifiye elemanlardan oluşan profesyonel bir ekiple çalışmak olanağını bulmalarıdır. Söz konusu elemanları eğitmek ve onların kariyer ihtiyaçlarına cevap vermek gibi sorumlulukları yoktur.

Genellikle küçük işletme sahipleri işlerini kendi başlarına yapmak zorundadırlar. Özellikle sanal ortamda çalışan işletme sahiplerinin işleri büyüdükçe birçok ayrıntılı işe yetişemez hale gelmektedirler. İş sahipleri sanal asistanlara iş verdiklerinde hem zamandan kazanırlar hem de enerjilerini amaçlarına yönelttiklerinden verimlilikleri artar. Sanal asistanlar, yönetici sekreterlerinden farklı olarak, bağımsız bir iş sahibi olduklarından sadece görevlerine odaklı olmayacaklar, onun yerine işletmelere daha büyük çözümler üretebileceklerdir.

Sanal asistanlık mesleğini yapan kişilere mesleğin sağladığı birçok avantaj vardır. Sanal asistanların kendilerine ait bir işleri vardır. Kendi hayatı üzerinde özgürlüğe ve kontrole sahiptirler. Sanal asistanlar birlikte çalışmayı istedikleri kişiyi seçme şansına sahiptirler. Yöneticiyle birlikte aynı fiziksel ortamda çalışmasalar da gün boyunca insan ilişkilerinin ve iş yoğunluğunun devam ettiği bir ortamda hizmet vermektedirler. İşin yoğunluğu gereği bir sanal asistan bir veya birkaç müşteriyle çalışabilir. Sanal asistanlar yardım ettikleri kişinin sağ kolu haline gelirler ve sonuçta onun başarılarına ortak olmaktadırlar. Sanal asistanlar dinamik bir öğrenme sürecinde olduklarından kendileri için değer yaratırlar.

İşletmelerde küçülme ve dış kaynak kullanımı ile yeniden yapılanma söz konusu olduğu için bir sekreterin herhangi bir işletmede daha ne kadar kalabileceği belli değildir.

6. Sanal Asistanlık Mesleği için Gereken Ekipmanlar

Sanal asistan olabilmek için edinilecek ekipmanlar:

· İnternet bağlantılı gelişmiş bir bilgisayar

· Telesekreter (mobile dönüştürülebilen)

· Faks makinası – kağıda çıkış yapan

· Renkli yazıcı, Scanner, laminator, webcam gibi çevre birimleri

· Mümkünse laptop bilgisayar

· Evraklar ve cdler için dolap

· Ev ortamı için bir odanın ofis olarak ayrılması genelde yeterli olmaktadır.

7. Sanal Asistanlık İçin Gerekli Nitelikler ve Etik Kodlar

Mesleği yapan kişilerin sahip olduğu nitelikler genellikle üst düzey yönetici sekreterlerinin taşıdığı niteliklerdir. Kişisel niteliklere ilave olarak dakikada 90 kelimeye varan klavye kullanma hızı, yazışma ve raporlama, arşivlemede üst düzey yetenekler yer almaktadır. Bunların yanında Microsoft’un ofis ortamında kullanılan Word, Excel, PPT, Access, Outlook, Frontpage, Publisher, Daytimer gibi programlardır (engelofficeservices.com, 2003).

Sanal ortamda iş yapmak için gereken nitelikler arasında İngilizce’yi çok iyi düzeyde okuyup anlayabilmek bulunmaktadır. Ayrıca özellikle internet ortamında farklı ülkelerdeki iş sahipleri arasında iletişim kurmak için İngilizce basitleştirilmiştir ve sanal ortama özgü yeni ifadeler, güvenlik amaçlı şifrelemeler kullanılmaya başlanmıştır. Yeni bir dil halini alan bu iletişim kodları Ortaçağ’da Akdeniz ülkelerinde ticaret yapanlar arasında kullanılan ve Fransızca’ya yakın Lingua Franca’ya benzemektedir (www.mckingsleyquarterly.com, 2002). Sanal asistanların bilişim ortamında kullanılan dili bilmeleri gerekir.

Sanal asistan olmak için mutlaka bayan olmak gerekmemektedir. Ancak internet üzerindeki sanal asistanlık siteleri incelendiğinde genellikle ‘she’ ifadesi kullanılmaktadır. Mesleği uygulayan erkek asistanlar da bulunmaktadır.

Sanal ortamda nitelikli ve etik değerlere uygun hizmet verilmesi için sertifika amaçlı eğitim sırasında sanal asistanların bağlı bulundukları etik kodlar bulunmaktadır. Kanada’daki sanal asistanlık sertifikası veren kuruluşların oluşturdukları birliğin executiveassistance.org isimli web sayfasında sanal asistanlıkla ilgili etik kodlar yer almaktadır. Birliğin belirlediği etik kodlar aşağıda sıralanmıştır.

· Sanal asistanlar her işi profesyonel tarzda yürütür, yerel, bölgesel ya da ulusal kurallar, kanunlar ve sınırlandırmalar dahilinde yaparlar.

· Uzmanı oldukları işleri yaparlar. Hizmetleri verirken üzerinde anlaşılan zamana sadık kalırlar ve önceden belirlenen ücretten fazlasını talep etmezler.

· Sanal ortamda aynı gerçek ortamdaki kalitede hizmet verirler.

· Sanal asistanların bağlı bulunduğu kuruluşların imajını ve şöhretini sarsacak davranışlardan kaçınırlar.

· Dürüst, ahlaki ve sorumluluk sahibi davranırlar.

· Müşterilerinin çıkarlarıyla çelişecek hiçbir anlaşmayı onaylamazlar.

· Görevleri sırasında elde ettikleri gizli bilgiyi korurlar. Müşterilerine zarar verecek şekilde, bilgiyi çıkarları için kullanmazlar.

· Mesleğin gelişimi için işle ilgili sorunları paylaşırlar. Bilgi ve yetenekleri anlatan kaynakların ortak kullanıldığı network oluşturup, onu desteklerler.

· Onlara güvenilerek verilen gizli bilgiyi kişisel çıkarlar için kullanmazlar.

· Müşteri çıkarlarını ve mahremiyetini koruyup müşterilerine olgunlukla ve dürüstçe tavsiyelerde bulunurlar.

SONUÇ

Sanal asistanlık mesleği bilişim teknolojilerinin gelişimi ve örgüt yapısında meydana gelen değişimle ortaya çıkan yeni mesleklerden biridir. Deneyimli ve yetenekli sekreterlerin, yönetici asistanlarının kendi işlerini kurarak, istediği nitelikte yöneticiye ve işletmeye hizmet verme olanağını buldukları bu mesleğin de kendine özgü gereklilikleri vardır. Sanal ortamda çalışırken müşterilerin güvenini sağlamak için eğitim ve sertifikasyon bu gerekliliklerin başında gelmektedir.

Ülkemizde sanal sekreterlik hizmeti verenler bulunmaktadır. Farklı kentlerdeki işletmelerin yönetsel işlerini ev ofis ortamında yürütenler, yaptıkları iş kadar ücret almaktadırlar. Genellikle kendilerini sanal asistan olarak tanıtmasalar da verdikleri hizmetler sanal asistanlarınkiyle aynıdır. Sanal sekreterlik yapabilmek için ülkemizde yeterli teknoloji ve ortam bulunmaktadır. Eğitim olarak meslek yüksekokullarının büro yönetimi ve sekreterlik programları yeterli sayılabilir. Meslekte kullanılan bilgisayar programları ve yabancı dil eğitimi olan, deneyimli yönetici sekreterleri sanal asistanlık yapabilir. Sanal asistanlık yapacakların uluslararası anlamda hizmet verilebilmesi için kamu ve özel sektör eğitim kurumları, sanal asistanlık sertifikası veren uluslararası kuruluşlarla işbirliği yaparak ülkemizde mesleği yaygınlaştırabilirler.

YARARLANILAN KAYNAKLAR

Kitaplar

DOĞAN, Ali İhsan, Temel Ticari Bilgiler, Anadolu Matbaası, İzmir, 2001

GÜZELCİK, Ebru, Küreselleşme ve İşletmelerde Değişen Kurum İmajı, Sistem Yayıncılık, İstanbul, 1999

İnternet Kaynakları

DAVENPORT, Thomas, “Two Cheers For The Virtual Office”, Sloan Management Review, Summer, 1998

EGGERT,Andreas, “The Role of Communication in Virtual Teams”, 2003, www.virtual-organization.net

KUTLU,Merih, “Network Yapılarda Yönetim”, www.eylem.com/networg/wnwyon.htm, 2001

www.assistu.com/va/va_faq.shtml, 2003

www.cvasuccess.com/CVA, 2003

www.engelofficeservices.com, 2003

www.es4u.com, 2003

www.executiveassistance.org, 2003

www.iavoa.com/business.htm (İnternational Association of Virtual Office Assistants-Uluslar arası Sanal Ofis Asistanları Birliği web sayfası)

www.ibiz.net/dec98/teamsx.htm.2003

www.mckingsleyquarterly.com/network, 2002

Gazete

“Ofisinizde Olmayan Konfor Mövenpick’te”, Vatan Gazetesi, 12.1.2003, sayfa:8

Öğr. Gör. Ferah ONAT**

Dokuz Eylül Üniversitesi İzmir Meslek Yüksekokulu